Despre industria organizării de evenimente, cu Irina Popa

După trei ani în care a oferit consultanță în organizarea de evenimente ca angajat la Reina Events, Irina Popa a luat calea antreprenoriatului și a înființat propria firmă, Wedding & Events. Cât de greu sau de ușor este să reușești într-un astfel de domeniu solicitant, aflăm din interviul de mai jos.

“Choose a job you love and you will never have to work a day în your life”, ne spune spune primul lucru Irina Popa, când vine vorba de job-ul ei. În cele ce urmează, discutăm despre industria organizării de evenimente și lucrurile care se întâmplă pentru ca un eveniment să fie de succes.

Cât de greu sau ușor este să pornești și să crești un astfel de business în România?

Atât timp cât iubești ceea ce faci și te implici cu tot sufletul, consider că nimic nu este greu de realizat, chiar și în România. Fiecare eveniment pe care l-am organizat a fost diferit, am cunoscut oameni noi și povești minunate de iubire, am învățat că mai presus de tot este fericirea de pe chipurile clienților și a modului în care se simt după ce evenimentul lor se încheie la fel de spectaculos precum a început.

Am luat hotărârea de a pune bazele acestui business în momentul în care am realizat că munca îmi oferă rezultate excelente, iar clienții apreciază cu adevărat efortul depus în realizarea evenimentelor.

De la evenimente corporate la nunți și botezuri, fiecare are un concept inedit… cum se conturează acesta, cum faceți față și care sunt cele mai importante elemente pe care trebuie să le aveți în vedere pentru a mulțumi clienții?

În spatele fiecărui eveniment, nuntă, botez sau petrecere corporate, se află o poveste… scopul meu este să aflu dorințele și așteptările clienților mei și să nu mă abat de la niciun detaliu considerat important în realizarea evenimentului, urmând cu strictețe firul poveștii lor.

În funcție de momentul în care apelează la serviciile mele și data evenimentului, organizarea poate dura de la 2-3 luni până la 1 an. Încă de la primele întâlniri stabilim bugetul, conceptul și facem o selecție a locațiilor potrivite conceptului ales, urmat de vizitarea acestora împreună.

După stabilirea locației, ne îndreptăm atenția către partea de entertainment și recomandarea de artiști potriviți stilului lor, căutăm furnizori, negociem și revizuim contractele cu aceștia. Pe scurt, le suntem alături pe toată durata organizării și desfășurării evenimentului, construim împreună o poveste în care să se regăsească în totalitate personalitatea lor.

Comandă și tu acum cărțile preferate!

Cum ajung clienții la voi, cum vă promovați?

Experiența mi-a dovedit că cea mai bună reclamă este puterea recomandării, astfel, un client mulțumit atrage după sine alți potențiali clienți. Bineînțeles, ne ajută și social media, Facebook, Instagram, unde persoanele interesate ne pot urmări activitatea și se pot convinge de treaba minunată pe care o facem la evenimentele organizate de noi.

Pentru cei la început de drum în domeniul organizării de evenimente, ne poți descrie puțin această activitate?

Cei aflați la început de drum trebuie să aibă în vedere complexitatea jobului ales. Chiar dacă la prima vedere pare ușor, sunt foarte multe detalii de pus la punct.

Organizarea evenimentelor presupune bugetarea, stabilirea datelor, selectarea și rezervarea unei locații, elaborarea unei teme, stabilirea decorului și a elementelor de entertainment, coordonarea completă cu locația aleasă și serviciile oferite de către locație, cât și aranjamentele de decor, mese, scaune, și lista poate continua.

Un viitor coleg trebuie să fie creativ şi foarte ordonat… un eveniment este despre oameni; aşadar, pentru a avea un eveniment de succes, trebuie să satisfacă dorințele clientului, analizându-i eficient obiectivele şi scopurile.

Fără să știi încotro vrei să te îndrepți este imposibil să stabilești pașii prin care să ajungi acolo.

Care sunt provocările unui organizator de evenimente? Care sunt calitățile și aptitudinile pe care le căutați la un potențial viitor coleg?

Cea mai mare provocare…. Rezistența la stres este importantă pentru orice organizator de evenimente, pentru că reacțiile rapide în rezolvarea lucrurilor neprevăzute sau a micilor probleme care pot apărea la locul evenimentului sunt elemente cruciale în buna desfășurare a proiectului.

Din păcate, grijile și problemele cotidiene ne influențează pe mulți dintre noi și ne afectează la locul de muncă. Tocmai din acest motiv, încerc să selectez cu atenție oamenii potriviți acestui tip de job, persoane care se pot detașa de cotidian și se pot conecta cu clienții într-un mod direct şi profesionist.

Pe cei aflați la început de drum îi sfătuiesc să se implice cu tot sufletul în tot ceea ce fac și să dea frâu liber imaginației, să pună pe hârtie visurile și speranțele lor în legătură cu evoluția lor și a afacerii. Fără să știi încotro vrei să te îndrepți este imposibil să stabilești pașii prin care să ajungi acolo. Iar ca principal obiectiv, le recomand să țintească mereu spre a oferi tot ce este mai bun.

Povestește-ne o întâmplare interesantă sau amuzantă din activitatea voastră, poate o cerere deosebită din partea unui client?

La una dintre nunțile pe care le-am organizat, spre sfârșitul evenimentului, la momentul aruncării buchetului, am asistat la o cerere în căsătorie inedită din partea unui invitat care a pus toate detaliile la punct cu mireasa, au regizat momentul în așa fel încât buchetul să ajungă în mâinile iubitei acestuia.

După ce a prins buchetul, a urmat clasica cerere în căsătorie, el în genunchi în fața ei, declarându-i iubirea în fața unui public format din 200 de persoane, care aplaudau și îi felicitau în cor. A fost un moment impresionant, din care sper să se inspire și cititorii voștri.

Cât de pregătiți ar trebui să vină la voi cei care își doresc o petrecere Wedding Events, ce detalii ar trebui să aibă deja stabilite înainte de a vă contacta?

Nu avem un criteriu de selectare a clienților noștri. Indiferent că au conturate destul de bine toate detaliile evenimentului lor, sau nu au nicio idee de unde să înceapă, scopul nostru este să fim creativi, inovativi și să încercăm pe cât posibil să evităm clișeele.

Împarte pe social media

Valentina Roman

Ca specialist în domeniul comunicării și director executiv la Asociația Curtea Veche, Valentina interacționează cu profesioniști din toate ariile creative și contribuie la proiecte cu impact social. Dă valoare fiecărei întâlniri și îi motivează pe cei din jur pentru a reuși în ceea ce și-au propus.

Comentarii. Intră în dezbatere

Alătură-te comunității noastre. Scrie bine și argumentat și poți fi unul dintre editorialiștii platformei noastre.

One thought on “Despre industria organizării de evenimente, cu Irina Popa